圖書館自動化系統：期刊模組

Abstract

這份報告我們以圖書館管理系統中的「期刊模組」做為主要研究重點。主要研究系統為國立台中圖書館所使用的To Read，比較系統則是私立東海大學的TotalsⅡ。而我們將以系統之中的「期刊模組」做為深入研究的重點，從期刊的建檔、採購到最後裝訂的整個流程。這份報告我們將以宏觀的方式來介紹兩個主系統基本資料、操作及其主要差異，再以期刊模組做為深入探討的重點，並且使用圖片來了解期刊組館員操作系統的每一詳細步驟和其整體作業流程，透過訪問我們也將針對國中圖以及東海圖書館的期刊組組員在實務上所遇到的一些問題包括系統穩定性高低以及功能是否足夠等等的意見來做比較。 一開始我們想要以國立台中圖書館以及逢甲大學圖書館做比較，我們也針對逢甲大學的採訪組先做了初步訪談，但之後因逢甲大學圖書館在採訪的畫面擷取這方面有所顧慮，認為提供畫面拍攝並不是非常妥當，在幾次拜訪之後仍無所獲的情況之下，我們決定更換對照組，改以東海大學圖書館系統做為研究對象。此外原本我們希望以整個圖書館管理系統為研究對象，訪談之後也著手架構報告內容，但在報告開始後便發現了問題，組員們在討論之後認為範圍太過廣大，為避免內容過於雜亂，因此把範圍縮小至期刊模組的部分來深入訪談。而之所以選擇期刊模組是因為我們認為期刊模組相較於其他模組擁有比較完整的流程，從採購、登收、裝訂等等整個期刊管理流程。 在國中圖的部分，一開始我們組員親自走訪國立台中圖書館，國中圖的工作人員在聽了我們的動機後，便幫我們聯絡了資訊處的俞先生，而俞先生也非常熱心地答應我們的訪談，並且約好第一次訪談時間來為我們詳細說明圖書館的資訊系統ToRead。第一次訪談時，俞先生為我們介紹整個系統介面及操作，也利用PPT解說了關於硬體、軟體的部分，讓我們對於圖書館系統有進一步的了解。俞先生也向我們敘述圖書館由舊系統轉換至新系統的過程，從評估、招標至事前準備等等，花費不少時間及人力做準備，才將整個系統轉換為現在使用的新系統。在期中報告之後我們進行了第二次訪談，第二次訪談前我們先把期中報告所遭遇問題先mail給俞先生，因此在訪談時俞先生便可以針對我們的問題先做解答，而我們也向俞先生提出我們認為範圍太過廣大造成報告停滯的問題，俞先生也熱心給予我們建議，並在組員們決定主題為期刊模組織後為我們做一次期刊模組的系統操作及作業說明。 而東海大學的部分，我們也是直接前往東海大學圖書館去詢問，並順利地與資訊組王先生預約訪談時間。第一次訪談前我們先以電話及E-mail告知王先生我們想要把主題縮小至期刊模組的部分，而王先生在知道我們想要把重點擺在期刊模組之後立刻幫我們連絡期刊組的王組長，並且請其組員為我們解說整個期刊模組的使用流程。王組長先以口述方式向我們解說期刊作業大致流程及系統使用模式，再請內部組員為我們解說及示範操作每一步驟的作業，讓我們可以清楚地了解每一步驟的相關性及作業模式。第一次訪談完期刊組織後，因時間上的關係於是我們便跟王先生預約下一次的訪談時間，請王先生為我們解說整個管理系統的使用概況及維護。第二次訪談我們直接詢問王先生有關主系統的維護以及備份等等硬軟體的相關問題，而王先生也一一為我們做解答，並且讓我們再補拍第一次訪談遺漏的系統畫面。 這份報告我們選擇以開放社會大眾使用的國立台中圖書館及校內人員使用的東海圖書館來做比較，發現在整個系統的區分下所區分的模組其實差異性不大，但在管理上可能因為服務對象不同而需要一些細部上的差異，例如國中圖面對族群分布廣大的讀者有意見回覆處理，而或東海大學在選書上可能以學生為考量的因素會多一些等等不同的地方。另外，在訪談中便可得知，新舊系統各有的優缺點，例如新系統功能較多服務較完整，但舊系統使用上卻比較穩定，因此新系統的穩定性在當前是一大課題。現代社會客製化服務愈來愈盛行，因此在讀者端的使用及管理也愈來愈重要，除了線上預借及電子書閱讀之外，提供其他服務例如推薦書單或意見回復處理等等也是非常重要的。